Ordo

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Ordo wurde so gebaut, dass deine Daten bei dir bleiben: Die App speichert alles verschlüsselt auf deinem Gerät, setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbe-Tools. Wir sammeln keine Nutzungsdaten – kein Tracking, keine Statistik darüber, was du in Ordo tust. Daten verlassen dein Gerät nur, wenn du eine Funktion dafür ausdrücklich einschaltest (Sync, eigene Datenbank, Schnittstellen zu anderen Programmen, KI-Lesen von Rechnungen, den Assistenten Atlas, Anmeldung mit Google) oder uns selbst etwas schickst (Rückmeldung, Abstimmung, Interessentenliste). Diese Erklärung beschreibt, was dabei im Einzelnen passiert. Sie gilt für Ordo mit allen Modulen, auch für das Buchhaltungsmodul Summa.

1. Verantwortlicher

Hellinckx Process Simulation e.U., Inhaber Merlin Harvey Hellinckx, Jacob-Rauschenfels-Gasse 40, 7000 Eisenstadt, Österreich, office@hellinckx.at.

2. Website (ordo-app.at)

Hosting

Die Website und die Web-App werden von Netlify, Inc., 512 2nd Street, San Francisco, CA 94107, USA, ausgeliefert. Beim Aufruf verarbeitet Netlify technisch notwendige Verbindungsdaten in Server-Logs: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Netlify ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht. Wir selbst werten keine Logs aus.

Keine Cookies, kein Tracking

Weder die Website noch die App setzen Cookies. Es gibt keine Analyse-Tools, keine Werbenetzwerke, keine eingebetteten Fonts oder Skripte von Drittanbietern. Die Web-App speichert im Browser ausschließlich technisch notwendige Daten (siehe Punkt 3). Für die Anzeige der freien Beta-Plätze auf der Startseite und der Download-Seite sowie für die Summen auf der Seite „Pläne“ lädt die Website diese anonymen Zahlen ohne Cookies von unserem Sync-Server in Frankfurt (Supabase, siehe Punkt 4), wobei nur technisch notwendige Verbindungsdaten anfallen.

3. Daten in der App

Alle Daten – Rechnungen und Kassenbons, Buchungen, Kontoauszüge, Kontakte, Projekte, Zeiten, Angebote, Artikel und Lagerbestände, Dateien, Team-Mitglieder, Gespräche mit Atlas, Einstellungen und API-Schlüssel – liegen in einem Tresor, der mit deinem Passwort verschlüsselt ist (Argon2id-Schlüsselableitung, AES-256-GCM). In der Web-App liegt dieser Tresor im Speicher deines Browsers (IndexedDB), in der Desktop-App in deinem Benutzerprofil. Ohne Sync-Konto hat der Anbieter keinen Zugriff darauf und kann ihn ohne dein Passwort oder deinen Wiederherstellungsschlüssel nicht lesen. Mit Sync-Konto gilt zusätzlich Punkt 4.

Zusätzlich merkt sich die Web-App im Browser-Speicher (localStorage) die Design-Einstellung (hell/dunkel), ob du den Datenschutz-Hinweis gesehen hast und – damit der Anmeldebildschirm zeigt, wessen Daten auf dem Gerät liegen – deine E-Mail-Adresse und deinen Namen. Bei „Angemeldet bleiben“ liegt außerdem der Tresor-Schlüssel auf dem Gerät, verpackt mit einem nicht auslesbaren Geräteschlüssel. Wählst du vor der Anmeldung eine eigene Datenbank, merkt sich die App deren Adresse und öffentlichen Schlüssel; stimmst du unter „Pläne“ ab, eine zufällige Browser-Kennung und die angegebene E-Mail-Adresse (siehe Punkt 10). Nichts davon wird ohne dein Zutun übertragen; „Abmelden & vom Gerät entfernen“ löscht alles.

Für die lokale Texterkennung (OCR) lädt die App einmalig Sprachdateien von unserem eigenen Server (Netlify) nach; dabei fallen nur die unter Punkt 2 genannten Verbindungsdaten an.

4. Optional: Sync zwischen Geräten

Wenn du ein Sync-Konto anlegst, kannst du deinen Tresor zwischen Desktop und Handy abgleichen. Dafür nutzen wir Supabase (Supabase Inc., 970 Toa Payoh North, Singapur) mit Servern in Frankfurt am Main (EU). Gespeichert werden:

  • deine E-Mail-Adresse und ein Passwort-Hash des Kontos (der Server erhält nie dein Passwort selbst, sondern nur einen daraus abgeleiteten Wert),
  • der verschlüsselte Tresor und verschlüsselte Dateien (etwa Rechnungen und Kassenbons),
  • der Schlüssel deines Tresors, damit du ein vergessenes Passwort per E-Mail-Code zurücksetzen kannst. Er liegt verschlüsselt im Schlüsselspeicher der Datenbank (Supabase Vault) und wird nur an dein angemeldetes Konto ausgegeben.
  • dein Tarif und die Module, die für dein Konto freigeschaltet sind,
  • technische Angaben zur Synchronisierung: Geräte-Kennung, App-Version, Plattform (Desktop, Web, Handy), Zeitpunkte und Datenmengen der Abgleiche sowie ein Protokoll der Sync-Vorgänge.

Wichtig: Weil der Tresor-Schlüssel für das Zurücksetzen per E-Mail hinterlegt ist, ist der Sync nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir als Betreiber (und Supabase als Auftragsverarbeiter) könnten deine Daten technisch entschlüsseln. Wir tun das nicht: Es gibt dafür keine Funktion, und auf die Datenbank haben nur wir als Betreiber Zugriff. Willst du das ausschließen, nutze Ordo ohne Konto nur auf deinem Gerät – dann liegt nichts auf unserem Server.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten einschließlich des hinterlegten Schlüssels werden gelöscht, wenn du dein Sync-Konto löschst (in der App unter Einstellungen → Konto) oder uns darum bittest. Zum Versand von Bestätigungs- und Passwort-E-Mails nutzen wir den Dienst Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin); dabei werden deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet.

Eigene Datenbank statt unseres Servers

Statt unseres Servers kannst du ein eigenes Supabase-Projekt verbinden („Kostenlos mit eigener Datenbank“) oder Supabase selbst betreiben. Dann gelten die Angaben dieses Abschnitts für dein Projekt: Die App spricht direkt mit deiner Datenbank, wir erhalten weder deren Adresse noch Zugangsdaten noch irgendwelche Inhalte, und wir haben keinen Zugriff darauf. Verantwortlicher für diese Daten bist du selbst (bzw. deine Firma); Supabase ist dein Anbieter, mit dem du einen eigenen Vertrag hast. Unverändert gilt nur Punkt 2 (das Laden der Web-App von Netlify) – und Punkt 10, wenn du uns freiwillig etwas schickst.

Anmeldung mit Google

Optional kannst du dich beim Sync-Konto mit Google anmelden. Dabei übermittelt Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, uns deine E-Mail-Adresse und eine Konto-Kennung; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Optional: KI-Lesen von Rechnungen

Ordo liest Rechnungen und Kassenbons zuerst lokal (Textebene, QR-Codes, Texterkennung). Zusätzlich kannst du eine KI einschalten. Nur wenn du das tust und der Übertragung ausdrücklich zustimmst, werden pro Datei das Bild bzw. der erkannte Text und die Namen deiner Kategorien an den gewählten Anbieter gesendet – nie dein gesamter Tresor. Zur Auswahl stehen:

  • OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland) – über deinen eigenen API-Schlüssel oder, in der Desktop-App, über dein ChatGPT-Konto und die lokal installierte Codex-App,
  • Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) – über deinen eigenen API-Schlüssel,
  • Ollama – ein Modell auf deinem eigenen Rechner; dabei verlässt nichts dein Gerät.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit in der App unter Einstellungen → KI-Erkennung widerrufen kannst. Für die Verarbeitung durch den Anbieter gelten dessen Datenschutzbestimmungen; dabei können Daten auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. API-Schlüssel speichert Ordo nur verschlüsselt im Tresor.

6. Optional: Atlas, der Assistent

Atlas ist der KI-Assistent in Ordo. Er beantwortet Fragen zu deinen Daten und kann in deinem Auftrag Einträge anlegen oder ändern – nie mit mehr Rechten, als du selbst in Ordo hast. Atlas ist ausgeschaltet, bis du ihn unter Einstellungen → Atlas einrichtest und der Übertragung an den gewählten Anbieter ausdrücklich zustimmst. Vorher wird nichts gesendet.

Was übertragen wird

Wenn du Atlas etwas fragst oder ihm einen Auftrag gibst, gehen deine Nachricht, der bisherige Verlauf dieses Gesprächs und die Daten aus deinem Tresor, die Atlas dafür abruft (zum Beispiel Rechnungen, Buchungen, Kontakte, Projekte, Zeiten oder Artikel), an den Anbieter, den du gewählt hast. Je nach Frage können das auch personenbezogene Daten deiner Kunden, Lieferanten oder deines Teams sein. Die Verbindung läuft direkt von deinem Gerät zum Anbieter; wir selbst erhalten dabei nichts. Deine Gespräche mit Atlas liegen verschlüsselt in deinem Tresor (mit Sync-Konto auch in dessen verschlüsselter Kopie, siehe Punkt 4).

Anbieter

  • Claude von Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) – mit deinem eigenen API-Schlüssel. Den Schlüssel speichert Ordo nur verschlüsselt in deinem Tresor.
  • ChatGPT von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland) – in der Desktop-App über dein eigenes ChatGPT-Konto und die lokal installierte Codex-App. Die Anmeldung bei OpenAI verwaltet die Codex-App auf deinem Rechner; Ordo erhält dein ChatGPT-Passwort nicht.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit widerrufen, indem du Atlas unter Einstellungen → Atlas ausschaltest oder den Anbieter entfernst; danach wird nichts mehr übertragen. Für die Verarbeitung beim Anbieter gelten dessen Datenschutzbestimmungen und dein Vertrag mit ihm – auch dafür, wie lange er Daten aufbewahrt und ob er sie etwa zur Verbesserung seiner Modelle verwendet. Dabei können Daten auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Kosten beim Anbieter trägst du selbst.

7. Optional: Schnittstellen zu anderen Programmen

Unter Einstellungen → Schnittstellen kannst du Ordo mit anderen Programmen verbinden: einer lokalen Schnittstelle für Programme auf deinem Computer (nur unter 127.0.0.1 erreichbar, nur mit einem Schlüssel, den du vergibst), Webhooks, die Änderungen an eine von dir gewählte Adresse schicken, und Abrufen aus anderen Programmen (etwa SAP Business One oder einer REST-Schnittstelle). Welche Daten dabei fließen, bestimmst du mit der Einrichtung. Sie gehen direkt zwischen deinem Gerät und dem anderen Programm – nicht über uns, wir erhalten davon nichts. Zugangsdaten wie Passwörter oder API-Schlüssel liegen nur verschlüsselt in deinem Tresor. Für das andere Programm und die Daten, die du dorthin schickst oder von dort holst, bist du verantwortlich; es gelten dessen Bedingungen. Atlas kann Verbindungen vorbereiten, aber nur mit deiner Bestätigung, und sieht keine Passwörter oder Schlüssel.

8. Desktop-App: Updates und Download

Der Windows-Installer und Updates werden über GitHub (GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA) bereitgestellt. Beim Herunterladen und bei der automatischen Update-Prüfung der Desktop-App (beim Start und alle sechs Stunden) wird deine IP-Adresse an GitHub übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an sicheren, aktuellen Installationen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Rückmeldungen („Was fehlt dir?“)

Wenn du über die App einen Wunsch, einen Fehler oder eine Frage sendest, speichern wir den Text, optional deine E-Mail-Adresse sowie App-Version, Plattform und die Seite, auf der du warst, auf unserem Sync-Server (Supabase, Frankfurt). Daten aus deinem Tresor werden dabei nicht übertragen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch das Absenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); wir löschen Rückmeldungen, sobald sie bearbeitet sind, spätestens nach zwölf Monaten. Das gilt auch, wenn deine Daten in einer eigenen Datenbank liegen – Rückmeldungen gehen immer an uns.

10. Abstimmung und Interessentenliste („Pläne“)

Unter „Pläne“ (in der App und auf dieser Website) zeigen wir, was wir planen, etwa einen kostenpflichtigen Speicher oder Atlas im Abo, und welche Schnittstellen als Nächstes kommen sollen. Das ist eine freiwillige Umfrage, die wir als solche kennzeichnen. Wir messen dafür nichts im Hintergrund.

  • Abstimmung: Wir speichern pro Punkt deine Stimme (dafür oder dagegen), Datum und Herkunft (Website, Web-App, Desktop oder Handy) sowie – damit niemand doppelt abstimmt – entweder die Kennung deines Ordo-Kontos oder, ohne Konto, deine E-Mail-Adresse und eine zufällige Kennung deines Browsers. Öffentlich sind nur die Summen. Zweck ist die Entscheidung, was wir als Nächstes anbieten oder bauen.
  • Interessentenliste: Trägst du dich bei „Benachrichtigt mich“ ein, speichern wir deine E-Mail-Adresse, die gewählten Angebote, eine freiwillige Notiz, Datum und den Wortlaut deiner Einwilligung. Wir schicken dir genau dann eine E-Mail, wenn eines dieser Angebote startet – keinen Newsletter, keine Weitergabe.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch das Abstimmen bzw. Eintragen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit per E-Mail an office@hellinckx.at widerrufen kannst; wir löschen dann alles zu deiner Adresse. Gespeichert wird auf unserem Server bei Supabase in Frankfurt (siehe Punkt 4). Stimmen löschen wir spätestens 24 Monate nach der letzten Änderung, Einträge auf der Interessentenliste, sobald wir dich zum Start benachrichtigt haben oder du widerrufst.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Wende dich dazu an office@hellinckx.at. Außerdem kannst du dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at).

12. Änderungen

Wenn sich die Funktionen von Ordo ändern, passen wir diese Erklärung an. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter dieser Adresse und in der App unter Einstellungen → Über.